各位 HR 同事、管理者们，人事档案管理表是贯穿员工在职全周期的关键工具，既是 HR 梳理档案的核心载体，也是企业合规、风险防控的重要支撑。
一、核心定义与价值
人事档案管理表是系统化记录、追踪员工档案信息的标准化表格，价值体现在三方面：
- HR 效率加速器：快速定位档案位置、完整性，明确管理责任，避免遗漏与追溯难题；
- 企业合规防火墙：按《企业职工档案管理工作规定》记录档案全流程，应对监察、审计、纠纷有凭证；
- 员工权益守护者：保障学历、工作证明等材料不丢失，避免影响职称评定、社保转移等。
二、核心内容模块（6 类关键信息）
- 员工基础识别信息：员工编号、姓名、部门、岗位、入职日期、档案编号（需与内部系统一致，调动及时更新）；
- 档案内容清单：分基础材料（身份证、学历证等必备）、工作材料（劳动合同、绩效表等必备）、奖惩材料（有则填）、其他材料（按需补），新增材料需记名称、份数、日期；
- 档案存放信息：实体档案标清 “区域 – 层级 – 档案盒”，电子档案写清存放路径，明确责任人；
- 档案更新记录：记更新日期、内容（如新增绩效表）、原因、更新人，3 个工作日内完成；
- 档案借阅 / 使用记录：记借阅人、事由、材料清单、归还日期，需审批，外部借阅存函件；
- 档案转递记录：员工离职 / 调动时，记接收单位、人、方式、回执，15 日内完成（依《劳动合同法》）。
三、使用流程与要点（4 个环节）
- 建档：员工入职 3 日内建档案 + 填表格，负责人审核后归档；
- 更新：先更档案再填表格，月末查漏补缺，确保信息同步；
- 查询 / 借阅：审批后提供，记录痕迹，严控隐私材料权限；
- 转递：核对材料→合规转递（专人 / EMS）→留回执，转后 3 日确认。
四、总结
人事档案管理表是人事管理 “基础账本”，HR 用好它能提升效率，企业规范它可防风险，员工也能保障权益。后续按流程落实填写、更新，让档案管理成企业发展助推器。
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